Auswahl eines CMS: Vergleich von Bedürfnissen, Zugang und Wartung

Digitales Projektmanagement · 6 Min. Lektüre

Um einen CMS auszuwählen, vergleichen Sie, was Ihr Team tun muss, welche Rechte ihm zugewiesen werden können und welche Wartungsverantwortung es hat. Dann fordern Sie eine Demo zu Ihren eigenen Aufgaben an und prüfen Sie die Datenwiederherstellung. Wählen Sie das Tool, dessen Möglichkeiten und Einschränkungen zu Ihrer Organisation passen, und nicht dasjenige, das über die meisten Funktionen verfügt.

Das Wichtigste

• Bewerten Sie reale Aufgaben, nicht nur eine vorbereitete Demonstration.
• Unterscheiden Sie zwischen Veröffentlichungs-, kaufmännischer Führung und Administrationsrechten.
• Klären Sie, wer die einzelnen Komponenten wartet und was das Angebot abdeckt.
• Testen Sie den Export und seine Wiederverwendung, bevor Sie die Daten als wiederherstellbar betrachten.

Bedürfnisse in Auswahltests umwandeln

Ein CMS oder Content-Management-System wird zur Verwaltung der Inhalte einer Website verwendet. Beginnen Sie für Ihren Vergleich mit dem, was Sie tatsächlich veröffentlichen und ändern: Serviceseiten, Artikel, Produktblätter, Varianten, Dokumente oder mehrsprachige Inhalte. Geben Sie auch die erforderlichen Verknüpfungen zu Ihren Lager-, Rechnungs- oder Kundenbeziehungstools an.

Klassifizieren Sie an dieser Stelle jedes Bedürfnis als wesentlich, wünschenswert oder unnötig. Fragen Sie dann, wie es abgedeckt ist: integrierte Funktion, Erweiterung, externe Anwendung oder spezifische Entwicklung. Beachten Sie die Einschränkungen und Abhängigkeiten. Eine Antwort „es ist möglich“ reicht nicht aus, wenn nicht gesagt wird, womit, unter welchen Bedingungen und unter wessen Verantwortung.

Lassen Sie das Werkzeug von seinem zukünftigen Benutzer handhaben

Bereiten Sie repräsentative Inhalte vor und fragen Sie die Person, die für die Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung verantwortlich ist. Beachten Sie die Schritte, die Hilfe erfordern. Fügen Sie für ein Geschäft eine Produktänderung und eine Auftragserfüllungsaufgabe hinzu. Eine attraktive Benutzeroberfläche reicht nicht aus, um Ihr Team täglich autonom zu machen.

Vergleichen Sie den Zugriff, nicht nur die Anzahl der Konten

Schreiben Sie die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter auf: Schreiben, Validieren, Veröffentlichen, Verwalten von Produkten, Bearbeiten von Bestellungen, Ändern von Preisen oder Verwalten von Technologie. Überprüfen Sie dann, ob die Rechte diese Verteilung widerspiegeln können, ohne unnötig allgemeinen Zugriff zu gewähren.

Die offizielle Dokumentation von WordPress unterscheidet Rollen und Fähigkeiten. In der Standardkonfiguration kann ein Mitwirkender seine Artikel vorbereiten, ohne sie zu veröffentlichen, während ein Redakteur die Veröffentlichungen anderer Benutzer verwalten kann. Anpassungen sind möglich: Überprüfen Sie daher die tatsächlich konfigurierten Rechte auf der vorgeschlagenen Site.

Shopify unterscheidet auch mehrere Aktionen. Es ist Dokumentation zu Speicherberechtigungen trennt insbesondere die Erstellung oder Änderung von Produkten von der Änderung ihres Preises. Dieses Beispiel zeigt, warum „Katalogzugriff“ eine zu vage Beschreibung bleibt. Die gleiche Dokumentation weist auf Abhängigkeiten zwischen Berechtigungen hin: Überprüfen Sie auch automatisch hinzugefügte Rechte und Aktionen, auf die über Anwendungen zugegriffen werden kann.

Überprüfen Sie die autorisierten Aktionen, aber auch diejenigen, die abgelehnt werden müssen. Fragen Sie, wie Sie einem Mitarbeiter oder Dienstleister den Zugriff entziehen können und wie das Unternehmen die Kontrolle über das Eigentümerkonto behält.

Wählen Sie einen CMS mit expliziten Verantwortlichkeiten

Vergleichen Sie nicht nur Werkzeugnamen. Vergleichen Sie das konkrete Angebot: Hosting, installierte Komponenten, Support und unterstützte Operationen. Lassen Sie für eine von Ihrem Unternehmen oder seinem Dienstleister verwaltete Installation Updates, Backups und Kontrollen zuweisen. Fragen Sie bei einer gehosteten Plattform, was der Betreiber verwaltet und was weiterhin in Ihrer Verantwortung liegt.

Geben Sie den Umfang des Angebots detailliert an

Fordern Sie eine schriftliche Antwort für hinzugefügte Erweiterungen, Anwendungen, Themen und Entwicklungen an. Was passiert, wenn eine Integration nicht mehr funktioniert? Sind Fehlerbehebungen enthalten? Beziehen sich inhaltliche oder funktionelle Änderungen auf einen anderen Dienst? Wer bewahrt die für eine Sanierung notwendigen Unterlagen auf?

Vergleichen Sie Ausgabenposten mit gleichem Umfang: Abonnement oder Hosting, Lizenzen, Wartung, Unterstützung, Schulung und spezifische Anpassungen. Fordern Sie detaillierte Kostenvoranschläge statt Einzelbeträgen an. Kein allgemeiner Preis kann die Analyse des tatsächlich vorgeschlagenen Angebots ersetzen.

Überprüfen Sie die Datenwiederherstellung und -wiederverwendung

Machen Sie eine Bestandsaufnahme dessen, was Sie wiederherstellen müssen, wenn Sie Tools oder Anbieter wechseln: Inhalte, Medien, Produkte, Kunden, Bestellungen und Konfigurationen. Fragen Sie für jeden Satz nach dem verfügbaren Format und dem Wiederherstellungsverfahren. Eine exportierte Datei ist kein Beweis für einen vollständigen erneuten Import.

Die Dokumentation Shopify zu Backups und Duplizierung gibt an, dass exportierte Befehle nicht über die Administratorschnittstelle importiert werden können. In der Dokumentation wird der Import durch Anwendungen von Drittanbietern oder durch API Shopify erwähnt, wobei angegeben wird, dass dieses Verfahren von Shopify nicht unterstützt wird. Es ist daher notwendig, den Umfang und die verfügbaren Hilfeleistungen zu prüfen. Lassen Sie eine relevante Probenwiederholung testen und dokumentieren Sie, was weitere Eingriffe erfordern würde.

Anschauliches Beispiel: Auswahl eines Vertriebsteams

Dieses Beispiel ist fiktiv. Ein kleiner Laden möchte, dass sein Team die Produktblätter bereichert, während die Preisänderung dem Verkaufsleiter vorbehalten bleibt. Außerdem möchte sie ihren Katalog wiederherstellen, wenn sie ihre Lösung ändert.

Anstatt zu fragen: „Welches CMS ist das Beste?“ », unterbreitet sie den vorgeschlagenen Lösungen das gleiche Szenario: Änderung einer Beschreibung mit einem begrenzten Konto, Versuch einer Preisänderung, die abgelehnt werden muss, dann Export eines Produkts mit seinen Varianten. Abschließend möchte sie zeigen, wie diese Daten wiederverwendet würden. Die Wahl basiert auf diesen Ergebnissen, den eingehaltenen Grenzen und den vorgeschlagenen Verantwortlichkeiten, nicht auf der Reputation eines Tools.

Checkliste vor der Auswahl

• Die wesentlichen Aufgaben wurden demonstriert.
• Mitarbeiter haben die sie betreffenden Vorgänge getestet.
• Die notwendigen Rechte und Einschränkungen wurden überprüft.
• Die technischen Ergänzungen und deren Abhängigkeiten werden identifiziert.
• Der Wartungs- und Supportumfang ist geschrieben.
• Die Ausgabenposten sind zwischen den Angeboten vergleichbar.
• Datenwiederherstellung und Wiederherstellungsgrenzen sind dokumentiert.

Einschränkungen und häufige Fehler

Diese Methode erzeugt kein universelles Ranking. Eine Lösung kann für ein Team geeignet sein und die Arbeit eines anderen erschweren. Vermeiden Sie es, sich nur deshalb zu entscheiden, weil ein Tool bekannt ist, die Verfügbarkeit einer Erweiterung mit der Validierung ihres Betriebs zu verwechseln oder ein gehostetes Angebot mit einem völligen Fehlen von Verantwortlichkeiten gleichzusetzen. Die Möglichkeiten müssen anhand der Konfiguration und des vorgesehenen Angebots geprüft werden.

Häufige Fragen

Reicht ein Leitartikel CMS aus, um ihn zu verkaufen?

Nicht allein aufgrund dieses Kriteriums. Prüfen Sie, welche Geschäftsfunktionen benötigt werden, wie diese hinzugefügt werden und welche Verantwortlichkeiten damit verbunden sind. Die Verwaltung von Seiten spiegelt nicht die von Bestellungen wider.

Erspart ein Open Source CMS Kosten?

Gehen Sie nicht von dieser Annahme aus. Berücksichtigen Sie Hosting, mögliche Lizenzierung, Wartung und Support, die Ihr Team benötigen wird. Komplettangebote vergleichen.

Können wir CMS trotzdem einfach ändern?

Dies muss überprüft werden. Listen Sie die Daten, Exportformate und Wiederherstellungsbedingungen auf. Fordern Sie eine Demo statt eines einfachen Migrationsversprechens an.

Nächster Schritt: Bereiten Sie ein allgemeines Szenario vor

Wählen Sie eine redaktionelle Aufgabe, eine kommerzielle Aufgabe, wenn Sie online verkaufen, und eine erhebliche Zugriffsbeschränkung. Reichen Sie diese Szenarien für jede in Betracht gezogene Lösung ein und bewahren Sie die Beweise, Vorbehalte und vertraglichen Antworten im selben Dokument auf.

Quellen und Ressourcen

• WordPress: Rollen und Fähigkeiten.
• Shopify: Speicherberechtigungen.
• Shopify: Sicherungen und Duplizierung.